스포카에서는 회고를 어떻게 할까?

안녕하세요, 스포카 크리에이터 팀 프로덕트 디자이너 강영화 입니다. 이번에는 스포카 크리에이터 팀에서 어떤 방식으로 회고를 진행하는지 소개해 드리고자 합니다.

스포카에서는 팀별로 회고를 진행합니다. 회고라는 단어에 대해 생소한 분들을 위해 간단히 소개해드리면, 진행한 업무 기간별 좋았던 점과 안 좋았던 점을 각자 허심탄회하게 이야기하고 그 내용을 바탕으로, 필요하다면 앞으로 어떻게 업무수행 방식을 개선할지 액션플랜까지 도출하는 활동입니다. 회고의 사전적 정의는 “1. 뒤를 돌아다봄. 2. 지나간 일을 돌이켜 생각함”이라고 하니 회사에서 말하는 회고는 업무 기간의 팀 단위 자기성찰이라고 보시면 이해가 빠르겠습니다.

저희가 몇 년 전 회고를 도입할 당시에는 에스더 더비, 다이애나 라센이 지은 “애자일 회고”라는 책 내용에 기반해서 세팅했고 몇 번의 회고 방식 개선을 바탕으로 현재 프로세스가 유지되고 있습니다.

이 포스트에서는 스포카에서 진행하는 회고 방식과 순서를 자세히 설명해 회고를 처음 도입해보는 팀에서도 쉽게 따라 할 수 있도록 가이드라인을 풀어서 설명해보겠습니다.

회고 준비물

회고 전에 먼저 간단한 준비물이 필요합니다. 컬러 포스트잇(두 개 컬러 이상, 3M 슈퍼스티키 추천), 매직 혹은 보드마카, 여러 가지 스티커, A4용지 몇 장만 있으면 됩니다. 그리고 회고한 내용을 붙일 벽이나 화이트보드도 있어야겠죠?

스포카에서는 회고 주머니가 있어서, 에코백 하나에 준비물을 다 넣어둡니다. 누구든 회고할 때마다 꺼내 쓸 수 있도록요!

소요시간과 진행자

소요시간은 사람 수와 업무 기간에 진행한 이슈별로 조금씩 다르기는 하나 업무시간에 하는 회의이므로 너무 길게 하는 것은 좋지 않습니다. 1주일 같이 짧은 업무 단위라면 30분~1시간, 그것보다 더 길다면 1시간~2시간 사이가 적절합니다. 다소 무거운 이야기가 나오면 길어질 수 있습니다만, 시간 안배를 잘하는 것이 관건입니다. 이야기를 많이 나누고 가끔은 무거운 이야기를 할 때도 있으니 중간중간에 잘 휴식하고 간식을 제공해도 좋겠습니다.

이제 회고 진행자를 정해주세요. 회고하는 팀 외 인원이 자원해 회고 진행을 맡을 때가 있고, 팀 내에서 한 명을 선정해 진행하기도 합니다. 저희는 회고 상황과 업무 단위별로 필요한 방식으로 그때그때 다르게 정하는 편입니다.

다양한 이야기를 듣는 것이 중요하므로, 회고 진행자가 참가한 인원의 목소리를 끌어내는 역할을 해주세요. 긴 시간 이야기를 해도 늘어질 때 이야기의 구심점을 모아 좋은 회고 결과를 내는 중요한 역할을 하기도 합니다. 만약 팀원 간 감정적으로 부침이 있는 경우나 꽤 어려운 프로젝트를 진행한 경우에는 확실히 숙련된 진행자가 있는 편이 좋습니다.

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이제 회고할 준비가 모두 되었습니다. 본격적으로 진행하기 이전에 회고 프로세스를 살펴볼까요? 스포카에서 진행하는 회고는 아래 일곱 가지 과정을 거칩니다.

1. 온도 체크
2. 자료 모으기
3. 그룹으로 만들기
4. 더 이야기하기
5. 액션플랜 도출
6. 마무리 온도 체크
7. 회고의 회고

1시간 동안 진행하는 회고로 가정하고 조금 더 자세한 방식을 이어서 설명해보겠습니다.

1. 온도 체크 (5분)

본인의 현재 상태를 점검해 숫자로 표시합니다. 실수가 아닌 정수 1~5점 사이로 점수를 매기는데 1점이 가장 안 좋은 상태, 5점은 가장 좋은 상태입니다. 모든 사람이 포스트잇에 자신의 온도를 모두 다 쓰면 돌아가면서 왜 이 점수를 매겼는지 이야기합니다. 매긴 점수를 이야기 하는 것보다 내가 매긴 점수보다 높은 점수가 아닌 이유와, 낮은 점수가 아닌 이유를 설명하면 더 이야기를 꺼내기 쉽고 다른 사람도 이해하기 쉽겠죠?

“저는 2점을 주었는데요. 1점이 아닌 이유는 오늘 맛있는 점심을 먹어서이고, 3점이 아닌 이유는 몸이 좀 좋지 않아서입니다”

“4점입니다. 3점이 아닌 이유는 오랫동안 작업했던 포스트를 작성해서 올렸기 때문이고, 5점이 아닌 이유는 업무가 포스트 작성 때문에 피곤한데 업무가 좀 많아서입니다.”

온도 체크를 하는 이유는 서로 각자의 상태를 파악하는 데 의미가 있습니다. 회고가 예전에 있었던 일을 이야기하는 만큼 쉽게 감정적으로 될 수 있으므로 서로 감정을 살피고 아는 것이 중요합니다. 팀원이 어떤 상태인지 인지했을 때 조금 더 발언을 조심하겠지요. 회고는 서로를 탓하기 위해서 하는 것이 아니라 앞으로 더 나은 방향으로 팀원이 모두 발맞춰 나아가기 위한 회의임을 기억하세요.

2. 자료 모으기 (10분)

준비물로 포스트잇을 챙기셨죠? 각기 다른 색의 포스트잇은 여기서 씁니다. 한가지 색에는 “좋았던 점”을, 다른 색에는 “아쉬웠던 점”을 작성합니다. 한 포스트잇에는 한 가지 사건만 기록해야 합니다.

이때 시간이 너무 없거나 참여자가 많은 경우 “인당 3개로 제한” 하는 둥 개수의 제한이 필요할 수 있습니다. 혹은 너무 짧은 단위의 회고를 진행한 경우 “인당 3개 이상 작성” 같이 최소 개수를 정할 수 있습니다. 이는 프로젝트 성격에 따라 정리해주세요.

작성한 포스트잇은 화이트보드에 시간순으로 붙입니다. 그리고 누가 어떤 포스트잇을 붙였는지, 왜 이런 포스트잇을 썼는지 감상에 대해서 돌아가면서 이야기합니다.

3. 그룹으로 만들기 & 리액션 하기 (10분, 휴식 5분)

이야기하면서 이 포스트잇에 적었던 감상이 어떤 내용인지 이해했으니, 비슷한 포스트잇끼리 묶습니다. 여러 사람이 한 가지 주제로 이야기한 내용, 결을 같이 하는 내용 등을 한 포스트잇끼리 묶은 뒤 그룹에 이름을 지어줍니다. 저희가 회고를 할 때 가장 많이 묶는 그룹은 “해서 좋았다”, “좋은 결과물”, “준비 미흡”, “시간 관리 못 함” 등인데, 좋았던 포스트잇 그룹들과 아쉬운 점 포스트잇 그룹들로 나뉘곤 합니다. 묶은 뒤 위에 그룹 이름을 적어도 좋습니다.

그리고 나면 가장 재미난 시간입니다. 각자 더 이야기하고 싶은 포스트잇에 스티커를 붙입니다. 스포카에서는 통상 좋았던 것에 2개, 아쉬웠던 일에 2개씩 붙이는데요. 앞서 말씀드렸듯이 각 프로젝트나 팀 성격에 따라 스티커 숫자는 제한하거나 더 늘릴 수도 있습니다.

스포카에서는 트위터 에모지를 판스티커로 출력해 회고에 활용하고 있습니다. 독특한 스티커를 사용해 활용하면 조금 더 재미있게 환기되는 회고를 할 수 있겠죠?

4. 더 이야기하기 (10분)

스티커가 많이 붙은 포스트잇 위주로 더 이야기해 봅니다. 이때는 액션플랜을 도출하기보다는 개인의 감상에 대해서 더 깊이 이야기를 나누고 서로 어떻게 생각하는지 깊이 들여다볼 수 있는 시간으로 가지는 것이 좋습니다.

진행자는 모든 참여자가 충분히 이야기하도록 말수가 별로 없는 참여자도 적극적으로 독려해주세요.

5. 액션플랜 도출 (10분)

자, 이제 선택의 시간입니다. 회고의 목적대로 잘한 일은 다음에 더 잘 할 수 있게, 잘못한 일은 다음에 더 잘 할 수 있도록 구체적인 다음 할 일을 꼭 선정해야 합니다. 참여자들과 상의해 스티커가 붙은 그룹 중에서 액션플랜을 도출할만한 항목만 남기고 이 항목에 관해서만 이야기합니다.

문제가 도출되었다면 앞으로 어떤 방법으로 이 문제를 해결할지, 잘한 일에 더 잘할 일이 남았다면 어떻게 계속 좋은 방식을 유지할지 머리를 맞대고 고민해봅니다. 실천 방안 자체도 자세할수록 좋습니다. 명확하고 실행가능한, 추적가능한 목표 설정을 위해 주로 사용하는 기법인 EXACT 또는 SMART 가이드를 기반으로 목표를 설정합니다. 영리하게 목표설정하는 지침인 SMART, EXACT에 대해서는 애자일 이야기 블로그 포스트인 “영리하나 열정이 없다”를 참조해보시면 좋겠습니다.

목표를 설정했다면 가능하면 이슈트래커에 이슈를 만들거나 사내 위키에 기록합니다. 회고 결과에 대해서 팀원이 아닌 다른 분들에게도 전체 회의 때 공유하면 더 좋겠죠?

6. 마무리 온도 체크 (5분)

첫 순서로 진행했던 온도 체크 기억하시나요? 마무리에도 온도 체크를 진행합니다. 회고하면서 이야기를 나누며 컨디션이 어떻게 달라졌는지 팀원들과 공유하는 시간을 가집니다.

7. 회고의 회고 (5분)

A4용지 맨 위에는 자신의 이름을 씁니다. 종이를 가로로 접어 한쪽에는 +, 다른 한쪽에는 -를 씁니다. 이번 회고 자체에 대해서 어떤 감상이 있는지 작성해봅니다. +에는 회고에서 좋았던 점, -에는 회고에서 아쉬웠던 점을 작성합니다. 짧게 작성하고 돌아가면서 팀원들이 롤링페이퍼 처럼 +, - 에 쓴 항목들에 감상을 표시하며 공감하는 시간을 가집니다.

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회고 방법에 대해 순서대로 설명했으니 이제 저희가 몇 년간 진행하며 느꼈던 장단점과 유의점을 간단히 적어봅니다.

회고의 장점

• 통상 주간 회의에서는 어떤 업무를 잘했는지, 잘 못 했는지, 또는 무엇을 했는지 하지 못했는지만 이야기합니다. 회고라는 회의로 꾸준히 업무 시간을 일정 부분 할애해 ‘어떻게’에 대한 이야기를 나누면 업무 프로세스를 개선하는 데 많은 도움이 됩니다.
• 또한 회고 중 발현되는 업무 진행방식의 패턴들은 자연스럽게 스프린트 회의 등과 연계되어 다음 업무 단위 액션플랜과 계획을 세우는 데 지침이 됩니다.
• 회고 자체가 업무 프로세스 개선의 여지를 열어놓는 액션입니다. 팀 차원에서 계속 업무 프로세스 개선에 관해 이야기를 쉽게 꺼내는 분위기가 만들어지고 이는 팀 전반적으로 사람들에게 의견을 내기 안전한 곳이라는 인상을 줍니다.
• 회고 시 감정 해소보다는 업무 개선 위주로 회고를 진행하고 있으나, 업무에 대한 얘기를 하다 보면 자연스레 업무 수행 시 느꼈던 감정에 대한 이야기도 나눕니다. 업무시간 내 업무와 관련한 감정을 해소할 수 있도록 독려함으로써 업무시간 외 술자리 등, 비업무시간 사적 커뮤니케이션 비용을 완화하는 간접효과를 가져옵니다.
• 관리자 입장에서는 업무 결과에 대한 다차원적 평가를 하는 데 도움이 됩니다. 대개 실적 기준으로 업무 내용을 평가합니다만, 실적이 좋았던 일도 과정과 내용상에서는 개선점을 찾을 수 있습니다. 회고에서 수집된 재료와 의견은, 이런 측면에서 다차원적 업무 평가를 하기 위한 요소로도 활용할 수 있습니다.

회고의 단점과 회고 시 유의할 점

• 회고 진행자 역량에 따라 회고 분위기 자체가 달라집니다. 진행자가 적절히 발언 제어를 안하면 한 사람이나 특정 주제에 대해 지나치게 길게 발언 할 수 있습니다. 이런 상황을 피하도록 회고 진행자가 꼭 유의해야 합니다.
• 팀 일원이 진행자를 맡게 된다면 진행에 집중하느라 자신의 업무를 공유하거나 업무수행 방식의 개선점을 논의하기 어렵습니다. 주요 업무 단위에 대한 회고라면 진행자를 따로 두는 편이 좋습니다.
• 회고 전체가 온도 체크는 진행하지만, 팀원들이 어떤 생각을 하는지 어떤 고민을 하는지 깊게 공감하거나 이야기하지는 않아서 각 팀원의 각 팀원의 컨디션 혹은 얼마나 행복하게 일하고 있는지 판단하기는 쉽지 않습니다. 저희는 이 아쉬운 점을 개선하기 위해서 해피아워라는 주간 회고를 추가로 진행하고 있습니다. 이 내용도 정리해서 블로그에 올릴 예정이니 기대해주세요.

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긴 글 읽어주셔서 감사합니다. 여러분이 속한 조직이나 팀에서는 정기적으로 회고하고 계신가요? 안 하신다면 이 글을 공유하며 팀에 도입해보면 어떨까요? 하고 있는 조직이라면 저희와 다른 회고 방식을 댓글로 알려주시면 좋겠습니다 :)